Entre les soussignés :

GFID SRL

dont le siège social est situé:
Rue de Tournai(L) 4B
7900 Leuze-en-Hainaut
BE0720.755.926

N°d’agréation IPCF°70552544

représenté par
BLAVIER GILLES
IPCF: 30413338

Dénommé(e) dans la présente convention “le professionnel”,
Et
Soit, le client est

domicilié:

avec le numéro national:

Email: Téléphone:

Dénommé(e) dans la présente convention “le client”,

Les données personnelles du client sont traitées par le professionnel pour les besoins de la gestion contractuelle et administrative du dossier du client, dans le respect des législations applicables et imposées au professionnel et pour l’exécution des missions décrites ci-dessous.

Le client peut trouver la politique de traitement des données du professionnel sur son site web : www.comptoo.be, site qu’il est invité à consulter car il contient des informations importantes sur le traitement de ses données personnelles et de ses droits.

IL EST CONVENU CE QUI SUIT :

Article 1 : Objet de la convention

1.1 Convention entre le client et le professionnel :
Le client déclare par la présente confier au professionnel qui accepte la mission telle que décrite ci-après (cf.1.2), laquelle s’entend à l’exclusion de toute immixtion du professionnel dans la gestion du client, seul responsable de ses choix stratégiques et des résultats qui en découleront.

1.2 Descriptif de la mission

a) Sous l’angle de l’organisation comptable

1. La tenue de la comptabilité
2. Conseils relatifs à l’organisation comptable et administrative
3. (autres missions éventuelles : à compléter à titre facultatif …)

b) Sous l’angle du droit des personnes morales

1. Rédaction des comptes annuels
2. Préparation de l’assemblée générale annuelle en vue de l’approbation des comptes annuels.
3. Dépôt des comptes annuels approuvés à la Banque Nationale de Belgique
4. Assistance relative au respect du droit des sociétés
5. (autres missions éventuelles: à compléter à titre facultatif …)
6. Assistance dans l’accomplissement par le client de ses obligations relatives au registre UBO (ou 7.)
 Inscription initiale des informations
 Actualisation des informations

7. Accomplissement des obligations dans le registre UBO comme mandataire du client

 Inscription initiale des informations
 Actualisation sur la base des informations communiquées par le client

c) Sous l’angle fiscal

1. L’accomplissement des formalités administratives relatives aux obligations fiscales
2. Rédaction et/ou dépôt de déclarations T.V.A. : mensuelles/trimestrielles
3. Rédaction et/ou dépôt des déclarations d’impôts : IPP /ISOC
4. assurer la défense des intérêts du client auprès des administrations fiscales;
5. (autres missions éventuelles : à compléter à titre facultatif …)

d) Sous l’angle de la fourniture de conseils/d’assistance

1. Conseils relatifs à la constitution d’une société
2. Aide à la rédaction d’un plan financier
3. Informations relatives à l’application de la législation relative aux baux commerciaux
4. Aide à l’obtention de subsides
5. Conseils en termes d’analyse financière de l’entreprise : ex : Ex. tableaux de bord, élaboration de situations intermédiaires …
6. (autres missions éventuelles: à compléter à titre facultatif …)

1.3 Début de la convention

La présente convention débute le

Néanmoins, cette convention et les droits et obligations qu’elle implique pour les parties ne pourront prendre effet que sous réserve de la signature de la présente lettre de mission par les parties et [de la condition suspensive] de l’identification du client, ses mandataires et bénéficiaires effectifs (UBO) dans le cadre de la législation relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces

1.4 Transfert éventuel de la convention

En cas de transfert de la présente convention à une autre entité juridique agréée par l’IPCF, dont le professionnel est mandataire, ledit professionnel informera le client par écrit, au plus tard dans les quinze jours du transfert, des coordonnées complètes de l’entité juridique repreneuse en ce compris son numéro d’agréation IPCF.

Le client et le professionnel reconnaissent et acceptent que la convention soit purement et simplement continuée telle qu’initialement conclue entre les parties.

Article 2 : Obligations du client

Eu égard à la mission confiée au professionnel, le client s’engage scrupuleusement à collaborer et à fournir au professionnel toutes les informations nécessaires selon les formes et dans les délais fixés contractuellement entre eux tels que décrits ci-après :  Le client déposera en ligne sur son espace client partagé l’intégralité de ses documents, il enverra également un email afin d’avertir que son dossier est prêt pour réaliser les déclarations TVA :

 Pour les déclarations TVA mensuelles/trimestrielles : Le client remettra pour le 5 du mois qui suit la période des déclarations TVA
 Pour les déclarations fiscales : Le client remettra l’intégralité des documents comptables (achats, ventes, extraits, salaires, autres documents utiles) pour le 15 du mois qui suit la date de clôture de la période comptable.

Le client doit évidemment communiquer sans délai tout changement de ses coordonnées au professionnel et au plus tard dans les 15 jours du changement.

En outre, le client s’engage à informer le professionnel de tout défaut de paiement de sa part, dès la première échéance de retard, à l’égard de toute administration, fiscale, sociale ou de tout autre créancier quel qu’il soit. Cette information doit être communiquée sans délai au professionnel et au plus tard dans les 15 jours suivant le dépassement d’une échéance.

Pour l’exécution des missions sous 1.2.b. 6 ou 7, le client s’engage à avertir par email le comptable de son souhait de réaliser cette mission et de lui fournir au professionnel les informations correctes et actualisées sur ses bénéficiaires effectifs et tout changement ultérieur impliquant une adaptation éventuelle dans le registre UBO, et ceci dans les 15 jours après avoir pris connaissance du changement.

Faute de ce faire, le professionnel sera dégagé de toute responsabilité pour le non-respect des délais impartis par les lois, règlements et accords pour l’exécution des formalités fiscales, sociales ou autres obligations qui lui incomberaient sous le couvert de sa mission.

Outre le respect des délais légaux, le seul non-respect, par le client, des délais prévus contractuellement entre les parties dans le cadre de la présente lettre de mission, suffit pour décharger le professionnel de ses obligations sans autre formalité.

Article 3 : Obligations du professionnel

Le professionnel accomplit en toute indépendance, avec dignité, probité ainsi que de manière consciencieuse, loyale et discrète, les missions qui lui sont confiées.

Le professionnel n’est pas obligé de contrôler l’exactitude et l’exhaustivité des montants qui lui sont transmis par le client ou un de ses préposés, ni de vérifier la fiabilité des actes, contrats, inventaires, factures et pièces probantes de toute nature qui lui sont confiées ou présentées par le client comme étant des pièces irréfutables ou des pièces devant servir comme telles.

Excepté en ce qui concerne les délais légaux, sous réserve de l’article 2 dans le chef du client, l’obligation prise par le professionnel à l’égard de son client est une obligation de moyens.

Article 4 : Responsabilité

Le professionnel est seulement responsable de l’application des règlements et usages légaux et administratifs en vigueur au moment de l’exécution de la mission, à la condition expresse du respect par le client des délais fixés à l’article 2.

La responsabilité du professionnel est limitée aux montants et couvertures repris dans le modèle de la police responsabilité civile professionnelle tel qu’approuvé par le Conseil National de L’I.P.C.F.

Article 5 : Secret professionnel et blanchiment

Le professionnel ainsi que ses mandataires ou employés s’engagent dans le cadre des missions qui leur sont confiées à respecter le secret professionnel.

Le client reconnaît être au courant que le professionnel est soumis à la législation relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces et s’engage à lui délivrer sans délai toute information et/ou document requis dans le cadre de ladite législation.

Article 6 : Fin de la convention

6.1. Mode de résiliation de la convention

Le professionnel et le client pourront en tout temps résilier la présente convention et/ou les procurations attenant à la lettre de mission moyennant l’envoi d’un courrier recommandé circonstancié et tenant compte des modalités prévues ci-après.

6.2. Fin de la convention moyennant préavis

Dans le cadre de la résiliation de la convention, le client et le professionnel s’engagent à respecter un délai de préavis de  1 mois calculé à compter du 1er jour du mois qui suit la date d’envoi de la lettre recommandée de résiliation.

Durant le délai de préavis, les droits et les obligations des parties resteront pleinement d’application.

6.3. Fin de la convention sans préavis

La convention peut être résiliée sans préavis dans les cas suivants :

6.3.1. l’accord écrit entre le client et le professionnel de mettre un terme à la convention sans préavis.

6.3.2. des circonstances justifiant,de la part du client et/ou du professionnel, l’arrêt de la relation contractuelle:

a. lorsque la poursuite de la convention mettrait le professionnel en contrariété avec le respect de ses normes, légales, déontologiques et professionnelles ;

b. lorsque le non-respect de ses obligations par le client et/ ou par le professionnel, telles que décrites dans la présente lettre de mission mettrait en péril l’équilibre de la convention et le respect de ses obligations contractuelles par le professionnel ou par le client.

6.4. Non-respect du délai de préavis

En cas d’arrêt anticipé de la convention par le client ou le professionnel, sans respect du délai de préavis prévu et sans que ce départ ne soit justifié par un des cas prévus au 6.3, la partie en défaut doit payer à l’autre partie une indemnité équivalente aux honoraires dus pour la période équivalente à la durée du préavis, indemnité calculée sur la base des honoraires annuels promérités pour l’année civile écoulée.

Article 7 : Honoraires

7.1 Généralités

Le professionnel rédigera périodiquement mensuellement une note d’honoraires détaillée pour les prestations effectuées et il la facturera au client avec application de la T.V.A.

Les tarifs tels que décrits sous 7.3 sont indexés annuellement, le 1er janvier et ce, selon la formule suivante ou tenant compte du pourcentage suivant : tarif année n-1 * 1.03 (3% d’indexation par an)

7.2. Délai et modalités de paiement

Les honoraires sont à payer dans les 30 jours civils à compter du jour qui suit la date d’envoi de la facture, et ce, BE1673249870074

Toute contestation des honoraires et/ou des frais réclamés doit être adressée par écrit au professionnel dans un délai de 15 jours civils à compter du jour qui suit la date d’envoi de la facture.

Après l’expiration de ce délai, la créance non contestée est considérée comme définitive et son montant incontestablement dû.

A compter du jour qui suit l’échéance du délai de paiement de 30 jours civils, toutes les sommes incontestées et non payées portent de plein droit et sans mise en demeure préalable un intérêt de 12% brut par mois.

En outre, une indemnité forfaitaire de 40 euros sera appliquée de plein droit et sans mise en demeure. De même, ladite indemnité forfaitaire pourra être augmentée le cas échéant, de plein droit et sans mise en demeure, d’une indemnisation pour les autres frais de recouvrement encourus, en ce compris l’indemnité de procédure conformément aux dispositions du Code judiciaire.

En cas de non-paiement des montants dus, le professionnel se réserve le droit de suspendre ses prestations dans les quinze jours après avoir envoyé un email au client d’avertissement et ceci jusqu’au paiement intégral de la dette. Le professionnel se réserve également le droit de mettre fin à la convention sans préavis et sans indemnités en cas de non paiement de ses factures 30 jours après la date d”échéance.

Le client donne son accord au professionnel d’utiliser la solution de paiements stripe pour payer ses factures pour faire payer ses factures mensuellement que ce soit par l’envoi par email des factures avec un paiement manuel du client et après le premier paiement manuel sur stripe, le professionnel peut également si il le souhaite faire payer ses factures de manière automatiquement par domiciliation des paiements à partir de la carte bancaire du client pour le paiement de ses factures.

7.3. Fixation des honoraires

Le client choisit l’application du tarif forfaitaire suivant:

Le forfait s’élève à EUR hors TVA par mois pour un volume estimé de:

– nombre de documents d’achats / par mois () type:

– nombre de documents de ventes:   / par mois () type:

Le professionnel procédera régulièrement au contrôle du nombre de documents prévus dans le forfait comptable et facturera un supplément en cas de dépassement :
€ htva / par achat supplémentaire
€ htva / par vente supplémentaire

Les frais d’ouverture de dossier s’élèvent à € htva. Les frais de clôture de dossier en cas de départ chez un autre comptable s’élèvent à  htva. En cas d’arrêt d’activité, les frais de clôture de dossier sont de 0€.

et est adaptable annuellement, à chaque trimestre, moyennant accord commun et préalable du client et du professionnel, en tenant compte du volume réel du travail, à la date du 1er janvier et ce, selon le simulateur de devis en ligne sur www.comptoo.be (partie devis)

En cas de rupture de la convention sans préavis, le forfait reste dû pour la période telle que définie au 7.1

a. Les informations communiquées par client pour le calcul de son forfait comptable:

Nombre de situations + rendez-vous souhaités par an (par skype):

Nombre de mises à jour souhaitées par an de votre dossier:

Nombre de comptes bancaires à encoder:

Rémunération de fiches de paies de dirigeant à réaliser | npmbre de dirigeants:

En cas de changement des informations reprises ci-dessus, le client s’engage à avertir par email le comptable afin d’ajuster son forfait comptable en conséquence dans le mois du changement.

Si la client est indépendant, voici ses % professionnels d’utilisation des dépenses semi-professionnelles communiquées:

Voiture: %
Gsm: %
Connexion internet: %
Local professionnel: %

Le client s’engage à communiquer par email tout changement de ses % professionnels dans le mois du changement afin que le professionnel puisse adapter son dossier au point de vue fiscal et comptable.

b. Toutes les prestations non reprises expressément dans le forfait (cf.rubrique a.) tombent par défaut dans le régime du tarif horaire. En outre, les prestations suivantes ne pourront jamais être reprises dans le forfait :
– préparation et/ou assistance à des contrôles fiscaux (120,00 htva / heure)
– frais de dépôt des comptes annuels à la BNB
– aide à l’élaboration d’un plan financier + constitution société (980,00 € / htva)
– rédaction bail locatif (250,00€ htva)
-etc…

En cas de prestation spécifique, le tarif suivant sera alors d’application:

Le tarif horaire convenu s’élève à 65 EUR hors TVA (montant en lettres)

7.4. Frais

Les frais repris ci-après devront être préalablement payés par le client :
a) les frais de dépôt des comptes annuels à la BNB (refacturé de manière mensuelle: /htva par mois)
b) les frais légaux pour l’inscription/la modification auprès de la B.C.E.,
c) tous droits d’enregistrement
d) frais informatiques/administratifs liés à la tenue du dossier du client (refacturé de manière mensuelle: 0€/htva par mois)
Le professionnel ne pourra en aucun cas avancer ces frais.

Faute de ce faire par le client , le professionnel sera dégagé de toute responsabilité pour non-respect des délais impartis par les lois, règlements et accords pour l’exécution des formalités fiscales, sociales ou autres obligations qui lui incomberaient sous le couvert de sa mission.

Le professionnel facturera également les autres frais tels que les frais de déplacement
[ 0,50 € /km ]

Article 8 : Mode de règlement des contestations

8.1. Opportunité d’une conciliation

a. Le client et le professionnel doivent toujours s’adresser préalablement leurs griefs par écrit en vue de tenter de trouver une solution amiable entre elles.

b. Le client et le professionnel peuvent, de commun accord ou à la demande de l’une d’elles, soumettre leur contestation à l’Institut professionnel des Comptables et fiscalistes agréés (IPCF), Avenue Legrand, 45 à 1050 Bruxelles, en vue d’une tentative de conciliation

8.2. Contestation d’honoraires- Procédure d’arbitrage de l’IPCF

En cas de contestation d’honoraires et/ou de frais réclamés par le professionnel au client et sans préjudice d’une possible tentative de conciliation préalable tel qu’évoqué à l’article 8.1, les parties décident de privilégier la procédure d’arbitrage de la chambre exécutive compétente de l’IPCF (Avenue Legrand, 45 à 1050 Bruxelles) à qui la demande sera adressée par l’une et/ou les deux parties.

Par la signature de la présente lettre de mission, le client et le professionnel reconnaissent être informés que cette procédure d’arbitrage est sans frais et sans recours (art 45/1 §7- 4.-loi du 22/04/1999 relative aux professions comptables et fiscales modifiée – art.55 -AR 28/11/2018) et qu’elle ne pourra être diligentée que moyennant confirmation écrite de leur accord adressée à la chambre exécutive de l’IPCF(Avenue Legrand, 45 à 1050 Bruxelles) dans le délai de 15 jours calendrier à compter de la date du courrier que la chambre exécutive leur adressera à cet effet.

A défaut d’accord conjoint préalable du client et du professionnel, la procédure d’arbitrage ne pourra être diligentée et le différend sera soumis à la compétence exclusive des tribunaux de Mons.

8.3. Autres types de contestations (autres qu’au point 8.2)

Outre la possibilité d’une conciliation (cf.8.1.b.), le client et le professionnel tenteront de résoudre tout litige autre que ceux décrits au point 8.2 par la voie de la médiation.

Une proposition de choix d’un médiateur agréé, inscrit au tableau tenu par la Commission fédérale de Médiation (liste sur http://www.mediation-justice.be ) sera adressée par écrit par la partie la plus diligente à l’autre partie.

A défaut d’accord sur le choix d’un médiateur dans les 45 jours civils à compter de la naissance du litige (cf.8.1.a.), le différend sera de la compétence des tribunaux de….

Article 9 : Signature emportant l’accord du client et du professionnel

Par la signature de la présente lettre de mission et le paraphe de ses différentes pages, le client et le professionnel confirment leur accord express avec l’intégralité des clauses
y reprises dont ils reconnaissent avoir dûment pris connaissance avant de signer ainsi que de la réception , à titre d’annexe, de la fiche d’identification* du professionnel.

Fait à Leuze-en-hainaut, le en deux exemplaires ,

chaque partie déclarant en avoir reçu un.

(Lu et approuvé)

Le client**

(Lu et approuvé)

Le professionnel **

(lu et approuvé)

Annexe : fiche d’identification du professionnel : art.74 à 77 du livre III, titre III, chapitre I du Code de droit économique,

* art. 74 à 77 du livre III, titre III, chapitre I du Code de droit économique,
**S’il s’agit d’une personne physique: Nom, prénom et signature
S’il s’agit d’une société : Dénomination …. représentée par : nom, prénom et signature du représentant légal

Les soussignés :

 Soit, le client est

domicilié:

avec le numéro national:

Déclarent par la présente donner mandat et procuration à

GFID SRL

dont le siège social est situé:
Rue de Tournai(L) 4B
7900 Leuze-en-Hainaut
BE0720.755.926

N°d’agréation IPCF°70552544

représenté par
BLAVIER GILLES
IPCF: 30413338

pour intervenir en leur nom et pour leur compte auprès de l’administration des contributions directes, de l’administration de la TVA et de l’enregistrement et des domaines pour signer et introduire les déclarations, rédiger les réponses aux questions, aux demandes d’informations , aux avis de modifications, déclarations de régularisations et réclamations, mener des discussions et signer des accords avec les services de contrôle et la direction et les représenter dans leurs relations avec les administrations précitées.

De plus, tous les renseignements à cette fin peuvent être pris auprès de tierces personnes et d’institutions et tous les documents nécessaires être signés par le mandataire.

Par ailleurs, le mandataire est autorisé à transférer à des tiers la présente procuration par le biais d’un procuration spéciale.

L’actuelle procuration restera valable hormis révocation écrite et expresse signifiée au mandataire et à l’Administration.

Fait en quatre exemplaires Fait à Leuze-en-hainaut, le

Les mandants(s)         

(Lu et approuvé)

Le mandataire qui accepte

« bon pour procuration »)

(1)        un exemplaire pour l’Administration des Contributions Directes

(1)        un exemplaire pour l’Administration de la TVA

(1)        un exemplaire pour le mandant

(1)        un exemplaire pour le mandataire